Как дать клиенту доступ к разделу с несколькими документами

Если по одному проекту накопились бриф, предложение, план и отчёт, пересылать каждый адрес отдельно неудобно. В Mnemio можно открыть доступ к разделу: клиент получит одну ссылку со списком его материалов.

Раздел находится в библиотеке владельца. Для её создания нужны почта и пароль; получатель открывает выданную ссылку без создания собственной библиотеки.

Сначала соберите материалы для получателя

Создайте отдельный раздел проекта и проверьте каждый документ. Внутренние расчёты, заметки о переговорах и материалы другого заказчика оставьте за его пределами. Доступ выдаётся ко всему разделу, а не к выбранным строкам внутри него.

Названия должны помогать человеку ориентироваться. Вместо «Финал 3» используйте «Предложение — согласованная версия», вместо «Встреча» — «Итоги встречи 15 сентября». Расположите документы в порядке, в котором клиенту стоит их читать.

Пример раздела для проекта

Документ	Зачем он клиенту
1. Бриф	Проверить, правильно ли понята задача
2. Предложение	Увидеть состав работ и условия
3. План	Понять ближайшие этапы и зависимости
4. Итоги встречи	Найти решения и следующие действия

Перед отправкой откройте каждый материал. Особенно проверьте копии шаблонов: в них не должны оставаться чужие названия, учебные суммы и незаполненные подсказки.

Как открыть доступ

1. Войдите в библиотеку и выберите нужный раздел.
2. Откройте его настройки и найдите блок «Доступ к разделу».
3. Выберите права: просмотр, комментатор или редактор.
4. Нажмите «Открыть доступ» и скопируйте ссылку.
5. Проверьте её в другом браузере, где вы не вошли как владелец.

Просмотр подходит для ознакомления. Комментатор может обсуждать материалы. Редактор также может менять тексты; добавление, перенос и удаление документов остаются у владельца. Исходные Google Документы сохраняют собственные настройки доступа в Google.

Что будет с новыми документами

Документы, добавленные в открытый раздел позже, тоже станут доступны по его ссылке. Это удобно для регулярных отчётов, но требует внимания при переносе материалов. Не используйте такой раздел как временное место для всего подряд.

Если перенести документ в другой раздел, доступ через прежнюю ссылку раздела исчезнет. При этом отдельная ссылка самого документа может продолжать действовать. Эти способы доступа независимы.

Когда лучше дать отдельную ссылку

Если один материал нужно показать другой аудитории или выдать ему другую роль, отдельная ссылка на документ может быть понятнее. Не усложняйте раздел исключениями, которые трудно помнить. Например, общий пакет можно оставить для просмотра, а конкретный бриф передать отдельной ссылкой для заполнения.

Ссылка может быть переслана другому человеку. Если доступ больше не нужен, закройте его в настройках раздела и проверьте отдельные ссылки документов. Подробнее — как закрыть доступ и какую роль выбрать.