Как закрыть доступ к документу и проверить, что ссылка больше не работает

Чтобы закрыть доступ к документу, недостаточно удалить сообщение со ссылкой из переписки. Адрес мог сохраниться у получателя. В Mnemio доступ нужно отозвать в настройках той ссылки, которую вы выдавали.

Сначала определите, как человек открывает материал: по ссылке на документ, на раздел или по временной ссылке с главной. От этого зависит место настройки.

Закрыть отдельную ссылку на документ

Войдите в библиотеку как владелец, откройте документ и нажмите «Поделиться». Выберите «Закрыть доступ» и подтвердите действие. Проверьте прежнюю ссылку в другом браузере, где нет вашего входа.

Авторизованная вкладка владельца для проверки не подходит: вы сохраняете доступ к собственному документу даже после отзыва гостевой ссылки. Отсутствие ошибки у вас не означает, что ссылка продолжает работать для получателей.

Если документ доступен через раздел

Ссылка на раздел — отдельный путь доступа. Откройте настройки раздела, найдите «Доступ к разделу» и закройте его там. Отдельные ссылки на документы при этом остаются действующими.

Верно и обратное: если закрыли отдельную ссылку документа, материал может по-прежнему открываться через раздел. Чтобы полностью убрать гостевой доступ, проверьте оба пути. Не удаляйте сам документ только ради закрытия ссылки.

Что выдали	Где закрыть	Что ещё проверить
Ссылку на один документ	«Поделиться» в документе	Доступ через раздел
Ссылку на раздел	Настройки раздела	Отдельные ссылки документов
Временную ссылку с главной	Панель ссылки в гостевом редакторе	Уже скачанные копии

Пример завершения проекта

Клиенту отправляли раздел с брифом и планом, а подрядчику — отдельную ссылку на план. После окончания работ владелец закрывает раздел. Клиент больше не открывает пакет по прежнему адресу, но отдельная ссылка подрядчика ещё действует.

Поэтому следующий шаг — открыть настройки самого плана и закрыть его отдельную ссылку. Затем проверить оба прежних адреса со стороны гостя. Такой список выданных ссылок особенно полезен, если участники подключались к проекту в разное время.

Когда достаточно изменить роль

Если человеку всё ещё нужно читать результат, можно оставить просмотр вместо редактирования. Для дальнейших вопросов без правки текста подходит комментатор. Изменение роли относится ко всем получателям этой ссылки, а не к одному выбранному человеку.

О том, чем различаются роли, читайте в инструкции по правам. Не выдавайте редактирование только потому, что раньше оно требовалось на этапе подготовки.

Что закрытие доступа не делает

Оно не удаляет файлы, которые получатель уже скачал, скриншоты и скопированный текст. Прежний доступ также не становится персональным: общую ссылку могли переслать.

Временная ссылка с главной действует 30 дней. Её можно закрыть раньше из панели управления в исходном браузерном сеансе. Подробности этого режима — текст ссылкой без регистрации. Для постоянных материалов используйте библиотеку и проверяйте выданные права по завершении задачи.